Kommunikasjon i en travel skolehverdag

 

På en skole med nærmere 80 ansatte kan det være krevende å finne gode kommunikasjonsformer. Som avdelingsleder har jeg blant annet ansvar for vikarordningen. Det betyr ar jeg må  å sørge for at det settes inn vikar ved fravær, sykdom eller andre akutte hendelser. Det er i disse situasjonene jeg ofte møter på flere utfordringen når det gjelder kommunikasjon. Kommunikasjonsformen mellom meg som leder og de ansatte varierer fra SMS, mail, telefonsamtaler eller via møter. Dialogen er ofte preget av tilstanden til senderen, for eksempler er noen syke, andre har opplevd en krise,  akutte hendelser som motorstopp på bilen eller sykt barn osv. Jeg er opptatt av å møte enhver hendelse på en positiv måte, de som kontakter meg for vikarbehov på morgningen er ofte i en situasjon de helst skulle vært foruten. 

Bilde 1

Noen dager føler jeg meg som en oppvridd klut når skoleklokken ringer inn til første time. Den travle halvtimen før skolestart er spesielt utfordrende, men utfordringene starter allerede mens jeg ligger i sengen min. De første SMSene tikker ofte inn  så tidlig at jeg ikke en gang har stått opp, noen i personalet liker å ringe og gi beskjed om fravær, mens andre gir beskjed ti minutter før skoleklokken ringer inn til første time.  Det er ikke alltid like lett å være god på kommunikasjon når du akkurat har stått opp eller kommet ut av dusjen, eller smører matpakker og diskuterer med minstemann om valg av skotøy en regnværsmorgen. Da er det viktig å være profesjonell og tenke på senders behov og ikke hva som passer meg. Forskning viser at skoler som på forhånd har utarbeidet gode rutiner og klare prosedyrer for eksempelvis vikarordningen, vil unngå flere av disse krevende og kanskje unødvendige kommunikasjonsutfordringene, men noen uforutsette hendelser blir det uansett hvor gode prosedyrer en har. Så hvordan kan lederen kommunisere godt i slike stressende situasjoner?

                       Toveis symmetrisk kommunikasjon

Dette er kunnskap som mange allerede har men som er lett å glemme i en travel hverdag med tidspress og stress. I all kommunikasjon handler det om å lytte for å blant annet unngå misforståelser. Jeg hørte et sted at en leder i gjennomsnitt lytter 18 sekunder på den ansatte før han avbryter og kommer med forslag til løsninger. Toveis symmetrisk kommunikasjon er en gjensidig læringsmodell som har som mål å oppnå gjensidig forståelse og læring. Modellen prøver å utjevne maktforholdet mellom leder og ansatt. I praksis betyr det at jeg som mottaker må gjenta det jeg oppfatter at sender sier for å avklare om jeg har oppfattet budskapet slik det var ment, en såkalt koorienteringsmodell ( McLeod og Chaffee 1973). Ettersom vi alle er utstyrt med ulike verdier, holdninger og følelser, er dette viktige elementer i kommunikasjon. Det er ikke alltid en avdelingsleder føler at det er tid til å gjenta det sender sier, jeg føler veldig på tidspress hvis jeg vet at det sitter 28 elever i et klasserom uten lærer. Jeg har den siste tiden prøvd å se hva jeg gjør i disse stressende situasjonene, min først erkjennelse er at jeg begynner å gå mot det klasserommet som er uten lærer mens jeg snakker med den som meldte vikarbehov. For å oppnå gjensidig læring og god kommunikasjon må man lytte aktivt til motparten og ha som målsetning å oppnå større forståelse for budskapet og situasjonen. Det er fort å basere samtalen på bakgrunn av egne antagelser om hva budskapet er i stede for å faktisk lytte til hva som sies og få bekreftet at du  oppfattet det riktig.  Jeg opplever at jeg i stressende situasjoner ofte tenker løsning lenge før hele problemstillingen er lagt frem. I følge (Grünig og Hunt, 1984) må ledere noen ganger innse at opphavet til problemer kanskje ligger hos en selv, i form av ubevisste holdninger eller feilaktig oppfatninger av situasjonen. Dette kan og bør de avdekke gjennom å benytte toveis symmetrisk kommunikasjon.

Bilde 2



 

                                          Lederens Rolle

 

Vikarsituasjonen krever raske avgjørelser og det er jeg som må kommunisere disse avgjørelsene som ikke alltid er like populære. Noen ganger må jeg flytte lærere fra en klasse til en annen for å dekke opp fravær, eller beordrer lærere som har fritimer til å ta vikartimer. Det er selvfølgelig ikke alltid like populært, det hender at det dukker opp motstridende meninger når beslutninger tas. Jeg har erfart at det da er det ekstra viktig å være bevisst kommunikasjonsformene. Som ansvarlig for vikarordningen hviler det også et ansvaret på meg om at alle elver skal ha en god undervisning. Jeg har erfart at god informasjon i forkant av spørsmålet om å være vikar ofte lønner seg. Lærerne hos oss er heldigvis stort sett positive og stepper inn for andre ved vikarbehov. Et kjennetegn på god kommunikasjon er at det brukes som et redskap for å oppnå læring og å skape en felles forståelse blant organisasjonens medarbeidere. Dette er den såkalt gjensidige lærings-modellen. Det innebærer at skolen bør jobbe for å få til en kommunikasjonsstrategi som tar sikte på å presentere, samle inn og diskutere synspunkt og ideer for å kunne komme frem til en gyldig felles forståelse av vikarsituasjoner. Samtidig betyr det at ledere må være villig til å gi fra seg makt og prestisje, men til gjengjeld vil de sannsynligvis oppnå bedre forståelse og samhandling. Mange mener at dette er en utopisk og politisk modell som ikke lar seg gjennomføre i det virkelige liv. Et redskap som kan brukes for å sikre god kommunikasjon er sluttstigen, den gir oss en trinnvis metode som vi kan bruke for å tolke informasjon vi får. På bakgrunn av informasjon kan vi ta beslutninger i ulike faser ut fra tilgjengelig informasjon og kulturell forståelse av informasjonen. Vi påvirkes av egne opplevelser og tolkninger av situasjonen. Dersom en har gode informasjonsrutiner på skolen, og evne til å reflektere over egen erfaring i situasjoner, kan en unngå mange misforståelser og unødig bruk av tid. Jan Carlzon, tidligere direktør for SAS har en gang sagt:» Den som ikke får informasjon kan ikke ta ansvar. Den som får informasjon kan ikke unngå å ta ansvar.»  Jeg liker sitatet fordi det belyser hvor avhengig vi er av god kommunikasjon på en arbeidsplass. 

 

Bilde 3

                                 Den likeverdige samtalen

Men er det mulig å få til en reell symmetrisk kommunikasjon i en leder- ansattdialog? I skolen er det en hierarkisk organisasjonsmodell med rektor som øverste leder. En leders oppgave slik jeg ser det er å skape en likeverdig dialog basert på tillit og respekt for hverandres roller og oppgaver. Som leder kan en bruke sin makt til å gi ordrer, kommandere og dirigere. Lederen bør gå foran som et godt eksempel og sette dialogen i organisasjonen på dagsorden.  Det betyr også at lederen har hovedansvar for å avdekke og oppfatte dysfunksjonell kommunikasjon. Forholdet mellom leder og medarbeider bør være basert på toveis symmetrisk kommunikasjon uten å bruke makt til å innskrenke dialogen. En likeverdig samtale kan kjennetegnes ved at det er balanse i forholdet mellom sender og mottaker, samtalen har dybde, det er en felles interesse for temaet, samtalen bærer preg av lytting, mange spørsmål og få svar. Det er altså en vinn - vinn situasjon. Budskapet er enkelt men hvor ofte kan jeg få til dette i en stresset hverdag med stadig nye vikarbehov? Jeg tenker at den største utfordring er å ta meg tid til å lytte. Jeg må tenke etter og være bevisst budskap, så bekrefte om jeg har forstått det slik det var ment og stille oppfølgingsspørsmål. De fleste kan reglene for god kommunikasjon, men å bruke de i en travel hverdag er det flere av oss som må øve på.

Kilder

Briner, Hastings og Geddes , Prosjektledelse Gyldendal akademiske forlag. 3. utgave 2012


Peggy Simcic Brønn og Jan Ketil Arnulf, Kommunikasjon for ledere i organisasjoner, Fagbokforlaget 2013.

Nettreferanser

" Alle tiders kommunikasjon". Accseed Mars 08.2015 http://www.alletiderskommunikasjon.no/2014/05/hva-er-god-kommunikasjon/






" Argumentere og undersøkelsesmatrisen" Accseed Mars 08. 2015
http://home.online.no/~steinny/Kap4/argument_og_undersoekelsesmatrisen.htm






" Kommunikasjon som fremmer læring" Accseed Mars 08. 2015
http://www.slideshare.net/hildefh/kommunikasjon-som-fremmer-lring


Kommunikasjon, fra Store norske leksikon. Accseed Mars 09.2015
https://snl.no/kommunikasjon






"IA, Studentnummer: 0912402, Koorienteringsmodellen" Accseed Mars 08.2015 https://www.youtube.com/watch?v=siE2cqyRf98

Fra Wikipedia, Accseed Mars 09.2015
http://no.wikipedia.org/wiki/Chris_Argyris
http://en.wikipedia.org/wiki/James_E._Grunig

Bilder





Bilde 1:
" Group of kids going to school together" Gratis bilde på Shutterstock. Accessed May 01. 2015
http://www.shutterstock.com/en/pic.mhtml?id=167557547





 Bilde 2:
"Mind map team-illustration"- Gratis bilde på Shutterstock. Accessed Marts 08. 2015 http://www.shutterstock.com/cat.mhtml





Bilde 3:
 " 3d-people- person connecting a cable". Gratis bilde på Shutterstock. Accessed Marts 08. 2015
  http://www.shutterstock.com/cat.mhtml